[Chia Sẻ] Kiến Thức Về Cách Quản Lý Khách Sạn Hiệu Quả

Để trở thành một người quản lý khách sạn thì cần phải nắm được các yêu tố như về nhân viên, ngân sách, các vật dụng khăn khách sạn, chăn, ga giường nhập xuất như thế nào? Tuy nhiên không phải ai cũng có đủ hiểu biết về cách quản lý khách sạn để đạt hiểu quả tốt. Để quản lý một khách sạn hiệu quả đòi hỏi người quản lý phải có khả năng thuyết trình, khả năng thuyết phục đồng thời cũng phải có năng lực lãnh đạo. Sau đây, Khăn Nam Phong sẽ chia sẻ cho các bạn những kiến thức quản lý khách sạn mà một người quản lý cần có.

Quản lý khách sạn là gì?

Hiểu theo cách nôm na, quản lý khách sạn là việc quản lý và tổ chức bao gồm về tổ chức, điều hành, hoạch định, lãnh đạo, giám sát, đánh giá, và kiểm tra… mọi cá thể và chu trình các hoạt động của khách sạn sao cho hoạt động kinh doanh hợp lý nhất và đạt hiệu quả cao nhất.

Tùy theo quy mô, cơ cấu của khách sạn mà vai trò của người quản lý sẽ khác nhau. Quản lý khách sạn bao gồm các hoạt động như quản lý nhân viên, quản lý hệ thống phòng, quản lý- gặp gỡ khách hàng, cơ sở vật chất cũng như trang thiết bị, hoạch định chiến lược mục tiêu – kế hoạch kinh doanh của khách sạn trong ngắn hạn và dài hạn…Vì thế để trở thành quản lý khách sạn cần phải nhanh nhẹn, linh hoạt trong công việc.

Cách quản lý khách sạn hiệu quả
Cách quản lý khách sạn hiệu quả

Tìm hiểu quy trình quản lý khách sạn

Để trở thành một người quản lý khách sạn cần có tính chuyên nghiệp, logic, thực hiện quy trình quản lý khép kín với các bộ phận khác và hỗ trợ cùng nhau. Tuy nhiên mỗi khách sạn sẽ có mô hình và quy trình riêng. Nhưng sau đây là những yếu tố cần phải có:

  • Bước 1: Bộ phận kinh doanh xác nhận đặt phòng, đặt dịch vụ của khách hàng qua điện thoại, Email, Facebook, Website,… Sau đó sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng phòng, tình trạng sử dụng dịch vụ để ghi nhận yêu cầu từ khách hàng. 
  • Bước 2: Tiếp theo bộ phận kinh doanh chuyển các đặt phòng, dịch vụ qua bộ phận lễ tân. Các nhân viên lễ tân sẽ thực hiện các thao tác gán phòng, đặt phòng, kiểm tra và cập nhật hồ sơ khách hàng.
Cách quản lý khách sạn hiệu quả
Cách quản lý khách sạn hiệu quả
  • Bước 3: Với việc khách lưu trú tại khách sạn, tùy theo yêu cầu khách hàng sẽ phát sinh các chi phí khác. Vì thế lễ tân sẽ cập nhật tổng hợp các chi phí phát sinh, rõ ràng và chính xác.
  • Bước 4: Kiểm toán đêm cuối ngày, bộ phần Tài chính và Kế toán sẽ thực hiện kiểm tra và rà soát hết các đặt phòng.
  • Bước 5: Bộ phận thu ngân theo dõi chính xác tất cả những dịch vụ mà khách hàng sử dụng trong quá trình lưu trú tại khách sạn.
  • Bước 6: Thu ngân làm cơ sở để thực hiện thanh toán nhanh chóng và chuyển hết tất cả hóa đơn và chứng từ về bộ phận kế toán.
Cách quản lý khách sạn
Cách quản lý khách sạn
  • Bước 7: Các bộ phận khác liên kết với kế toán qua chứng từ “Phiếu xuất kho”.
  • Bước 8: Các bộ phận “Quản lý vật tư” và  “Văn phòng” liên kết với tất cả các bộ phận. Đồng thời sẽ iên kết và tổng hợp mọi chi phí, chứng từ phát sinh liên quan và gửi về bộ phận kế toán.
  • Bước 9: Bộ phận kế toán kết nối dữ liệu hữu cơ với các phân hệ khác. Là trung tâm cập nhật, xây dựng kế hoạch quản trị tài chính, doanh thu, chi phí cũng như tập hợp dữ liệu để lên hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo nộp cấp trên và báo cáo quản trị
  • Bước 10: Bộ phận chăm sóc khách hàng tiến hành lưu trữ, theo dõi lập kế hoạch chăm sóc khách hàng.

>>> Đọc thêm: Giải Mã “Khăn Trải Giường Khách Sạn Dùng Để Làm Gì”

Những kỹ năng quản lý khách sạn hiệu quả

Kiểm soát trong công việc

Vai trò quản lý khách sạn phải kiểm soát được công việc và nhân viên.  Thực hiện giám sát, theo dõi nhân viên trong quá trình họ làm việc như: Lau dọn, phục vụ khách hàng, làm bếp, thái độ,… Việc quản lý khối việc như vậy bạn sẽ rất dễ bị stress và sẽ ảnh hưởng đến chất lượng làm việc của bạn và cả nhân viên. Vì vậy bạn phải kiểm soát căng thẳng để  giúp cả bạn lẫn nhân viên của bạn có một tâm trạng tốt trong công việc và giải quyết bất kỳ vấn đề nào của khách sạn một cách nhanh chóng.

Cách quản lý khách sạn hiệu quả
Cách quản lý khách sạn hiệu quả

Lập kế hoạch chi tiết

Việc lập kế hoạch giúp bạn logic trong công việc hơn. Tránh được những rắc rối phát sinh và giảm thiểu thiệt hại. Kế hoạch quản trị khách sạn nhà hàng của nhà quản lý bao gồm: Kế hoạch tài chính, kế hoạch kinh doanh ngắn hạn và dài hạn, nâng cấp nhà hàng khách sạn, lập chiến lược tiếp thị và kế hoạch cải tạo..

Khả năng quan sát tốt

” Nhìn xa trông rộng ” là khả năng người quản lý phải có, nắm được mọi hoạt động diễn ra trong khách sạn. Vì bạn sẽ là người giám sát nhân viên của bạn, tránh các trường hợp nhân viên của bạn làm việc riêng sau lưng bạn hay bị mất kiểm soát công việc. làm giảm chất lượng dịch vụ. Vì vậy, có khả năng quan sát tốt bạn sẽ có những quyết định đúng đắn với mỗi nhân viên trong khách sạn.

Kỹ năng giao tiếp

Bạn cần tạo niềm tin thân thiết với khách hàng để họ an tâm khi sử dụng dịch vụ của khách sạn. Từ đó họ sẽ đánh giá cao chất lượng dịch vụ của bạn. Ngoài việc giao tiếp với khách hàng thì giao tiếp với nhân viên cũng không kém phần quan trọng. Vì nó là cách giúp bạn tạo dựng mối quan hệ gần gũi, gắn bó hơn mà còn giúp bạn hiểu được họ đang nghĩ gì, họ có muốn chia sẻ điều gì với bạn không. Đồng thời chỉ ra những việc làm sai của họ để khắc phục và khuyến khích khi họ làm việc đúng vai trò của mình. Giao tiếp là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà bất cứ ai đều cần nếu muốn trở thành một người quản lý khách sạn. 

Cách quản lý khách sạn hiệu quả
Cách quản lý khách sạn hiệu quả

Kỹ năng lắng nghe

Hãy lắng nghe khách hàng và cả nhân viên khi họ có yêu cầu hay muốn nói gì. Việc này sẽ giúp bạn và họ để cải thiện tình hình và bạn sẽ nâng cao được sự hài lòng của khách hàng. Lắng nghe những mối quan tâm và nhu cầu của khách hàng sẽ giúp tình hình kinh doanh của bạn trở nên thuận lợi hơn, khách hàng cảm thấy mình được tôn trọng và họ chắc chắn sẽ quay lại. Từ đó hiệu quả công việc được nâng cao. Vì khi bạn tôn trọng khách hàng và cả nhân viên, họ cũng cũng sẽ tôn trọng lại bạn.

Quản lý tài chính

Một quản lý giỏi luôn nắm rõ được chi phí định kỳ của khách sạn. Đồng thời quản lý được doanh thu, lợi nhuận thu về. Tạo phác thảo những kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung hạn hay dài hạn.

Cách quản lý khách sạn hiệu quả
Cách quản lý khách sạn hiệu quả

Biết ứng dụng công nghệ hiện đại 4.0

Với công nghệ hiện đại tiên tiến như ngày nay, việc sử dụng các giải pháp phần mềm quản lý trên thị trường đem lại nhiều tính năng ưu Việt không chỉ riêng khách sạn mà cho tất cả các doanh nghiệp. Sử dụng các chiến lược nâng cao hiệu quả công việc và khách sạn của bạn được nhiều người biết đến. Đồng thời kiểm soát được mọi hoạt động trong khách sạn dễ dàng hơn.

>>>Xem thêm: Kinh Doanh Khách Sạn Cần Chuẩn Bị Những Gì?

Qua bài viết trên, các bạn đã phần nào hiểu được cách quản lý khách sạn sao cho hiệu quả rồi. Chúng tôi mong muốn bạn sẽ định hướng được nên làm gì và mục tiêu của bạn. Nếu bạn vẫn còn đang mông lung hay có thắc mắc gì hãy liên hệ ngay đến Khăn Nam Phong nhé. Chúng tôi sẽ giải đáp mọi vấn đề cho bạn. 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Contact Me on Zalo